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Regras de Etiqueta para o Comércio Exterior (Jacques Chevron)

A razão para enumerarmos, aqui, regras de etiqueta para atuar no comércio exterior é facilitar as transações comerciais com clientes estrangeiros.
Elas devem melhorar a comunicação, dar um tom profissional aos contactos que fizer e à sua imagem, e também ajudar a prestar um bom serviço aos clientes - tanto atuais quanto futuros. A maioria destas regras é válida, independente do tipo de negócio que você esteja realizando. Elas nunca irão substituir uma estratégia de exportação bem planejada. Logo no primeiro contacto, aconselhamos informar seus clientes que você segue estas regras.

1. Comunicação

Lembre-se de que, para o comprador em potencial, os empregados encarregados de contactá-los representam o potencial da sua companhia. O impacto de telefonistas grossas ou incompetentes será tanto maior quanto mais distante ele estiver. Em seu contacto inicial com um comprador em potencial, diga quem será seu principal contacto na companhia. Esta pessoa deve ser capaz de se comunicar em uma língua que o comprador entenda. Acuse o recebimento de qualquer correspondência no máximo em 48h, mesmo que você não seja capaz de dar uma resposta ou atender o pedido imediatamente. O remetente está muito longe, pode ou não conhecer você ou sua organização, e pode pensar que cartas, e-mails, faxes ou outras mensagens foram perdidas ou ignoradas. Uma resposta imediata especificando uma data futura para uma resposta final irá tranqüilizá-lo.
Tenha uma linha de fax funcionando 24h (com um suprimento adequado de papel) e, se possível, um e-mail. Algumas companhias desligam suas linhas de fax fora do horário de expediente. Seu correspondente pode estar em outro fuso horário e ficará muito frustrado se o fax não responder ou, o que é pior, responder mas estiver sem papel. Comunique com antecedência as datas dos feriados locais e, se for relevante, quando as principais pessoas para contacto estarão ausentes. Escreva as datas com os meses por extenso (3 de dezembro de 1995 e não 3/12/95). Evite qualquer abreviação ou sigla, a não ser que você explique seu significado no início do documento.

2. Venda

Faça uma pesquisa sobre o mercado do país importador (tamanho, alfândega, principais clientes, sistemas de distribuição, estrutura de preços, concorrência etc.). Traduza seu material de venda e as especificações do produto para a língua do país alvo. Estes documentos serão provavelmente o primeiro contacto que seu cliente estrangeiro terá com seu produto ou com sua companhia; se a tradução não for boa, poderá ser a última. (Tenha cuidado com traduções feitas por estagiários que podem ter conhecimento académico da língua, mas não estar familiarizados com o jargão do seu negócio.) Pense em contratar um segundo tradutor para verter os documentos traduzidos para o idioma original, a fim de verificar a exactidão da tradução. Faça as conversões necessárias (sistema métrico para o americano, por exemplo). Contrate alguém que fale a língua do seu cliente, que conheça o seu produto e o mercado, e que conheça o mercado de exportação.

3. Preço

Tenha uma lista de preços de exportação que mostre suas condições de pagamento e o tempo de entrega. O preço internacional não deve fazer qualquer referência às taxas locais que o comprador não terá que pagar, como o VAT, pois poderá confundir o comprador. Quando for apropriado, ajuste o preço internacional para excluir custos directos e indirectos que sejam exclusivamente locais. Use o INCOTERM (você poderá obter a edição de 1990 na Câmara de Comércio Internacional no seu país) apropriado para explicar as condições da venda. Se vocês estiver em dúvida se o seu cliente entendeu as condições de venda e o INCOTERM, explique sucintamente o seu significado. (Nota: nos Estados Unidos, o termo FOB é frequentemente usado erroneamente: só deve ser usado quando a encomenda for embarcada em navio. Se o cliente decidir pegar a encomenda na fábrica ou no armazém, use as iniciais EXW.) Certifique-se de que o seu banco tem experiência com comércio exterior e conta com um banco correspondente no país do comprador.

4. Serviço e Garantia

Esteja preparado para falar sobre serviço/garantia se o assunto for levantado durante as negociações de venda. (Mandar uma quantidade excedente do produto baseado em sua experiência com produtos defeituosos no seu mercado interno pode ser a solução.)

5. Problemas de Regulamentação e Adaptações Necessárias do Produto

Você deve estar a par das regulamentações referentes à exportação do seu produto e um conhecimento básico das regulamentações do país importador. (Um bom Despachante Internacional de Cargas poderá ajudá-lo.) Certifique-se de que o seu produto pode ser adaptado. Se você estiver vendendo electrodomésticos, informe-se qual a voltagem e frequência predominantes no país importador; se estiver vendendo carros, saiba a mão adoptada pelo país etc.


6. Transporte/Armazenamento

Saiba como o seu produto deve ser remetido: o peso, as dimensões, se as caixas podem ser empilhadas, quantas cabem em um container de 20 pés (aproximadamente 6 metros). Pesquise os preços de transporte. Isso pode ter um grande peso na hora de fechar o negócio.